Deine Fragen – unsere Antworten
Hier findest du Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten erreichen. Falls deine Frage nicht dabei ist – kein Problem! Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Schreib uns einfach über das Kontaktformular, und wir klären alles persönlich.
Unsere FAQs sind in mehrere Bereiche kategorisiert. Schau dich einfach um…
- Allgemein
- Dateien & Dokumente
- Digitale Arbeitsplätze
- Preise & Zusammenarbeit
- Sicherheit & Compliance
- Web & E‑Mail
Ja, je nach Projekt arbeiten wir mit anderen Spezialist:innen zusammen – zum Beispiel mit Steuerberatungen im Rahmen von DATEV-/Buchhaltungsanbindungen oder mit bestehenden Agenturen und Dienstleistern von dir. Wenn du bereits Partner an deiner Seite hast, binden wir sie gerne ein. Grundsätzlich sind wir auch offen für neue, langfristige Kooperationen, wenn sie fachlich und menschlich gut passen.
Die genaue Laufzeit hängt vom jeweiligen Hub und z. B. von Leasing‑Verträgen ab. Transparenz ist uns wichtig – konkrete Laufzeiten und Fristen werden immer im Angebot bzw. Servicevertrag klar festgehalten.
Am Anfang steht ein Gespräch zu Status quo und Zielen. Danach folgt – je nach Umfang – eine IST‑Aufnahme und ein Digitalisierungsfahrplan. Auf dieser Basis wählen wir gemeinsam passende Hubs und Pakete und setzen sie strukturiert um.
Ja, mit planhub „IT‑Consulting & Digitalisierungsfahrplan“ erhältst du einmalig eine IST‑Aufnahme deiner IT‑Umgebung, Beratung zu Zielen und Wünschen und einen klar strukturierten Digitalisierungsfahrplan mit priorisierten Handlungsempfehlungen.
Ja, zusätzlich zu den monatlichen Paketpreisen (Servicemodul) gibt es – je nach Hub – eine einmalige Einrichtungspauschale (Setupmodul). Das umfasst z. B. Domain- und Website‑Setup, Scanner‑Konfiguration und Ablagestruktur, Initialkonfiguration von DMS oder E‑Mail‑Umgebungen.
Jede Leistung gibt es in Paketen wie Starter, Basic, Standard, Advanced, Professional und Enterprise. Die inhaltlichen Leistungen bleiben dabei weitgehend gleich – der Preis richtet sich vor allem nach Nutzeranzahl bzw. Unternehmensgröße.
Ja, E‑Mail‑Archivierung nach GoBD/DSGVO ist als Add‑on verfügbar (mit standardisierter monatlicher Pauschale). So werden geschäftlich relevante E‑Mails revisionssicher abgelegt und sind im Prüfungsfall nachvollziehbar.
Wenn der Einsatz von Microsoft 365 sinnvoll ist, achten wir auf eine datenschutzbewusste technische Umsetzung. Für besonders sensible Kommunikation setzen wir bevorzugt auf Lösungen wie Nextcloud, um Abhängigkeiten von US‑Anbietern zu reduzieren. Die endgültige datenschutzrechtliche Bewertung erfolgt immer mit deinem Datenschutz bzw. deiner Rechtsberatung.
Ja, in unseren Hubs sind Backups ein zentrales Element: vom digitalen Arbeitsplatz über Server/Cloud‑Speicher bis hin zu Website und DMS. Ergänzend gibt es Add‑ons wie zweite Sicherungsorte (z. B. Offsite‑Backups) und regelmäßige Funktions- bzw. Stichproben‑Checks.
Wir ersetzen keine Rechtsberatung, denken DSGVO aber aktiv mit: z. B. durch DSGVO‑Basis im Webauftritt (Impressum, Datenschutz, Cookie‑Banner), datenschutzfreundliche Kommunikationslösungen wie Nextcloud Talk und passende technische Einstellungen bei Cloud‑Diensten. Zusätzlich bieten wir DSGVO‑Checks als Add‑on z. B. im papierlosen Büro oder DMS‑Umfeld an.
Wir arbeiten mit zentralen Sicherheitsrichtlinien, aktuellem Patch‑Management, Backup‑ & Recovery-Konzepten und Monitoring von Systemen und Netzwerken. Beim Netzwerk gehören Firewalls, mehrstufige Sicherheitskonzepte und ggf. Segmentierung (VLANs) dazu.
Ja, Postfach-Migration (z. B. von Hoster zu Microsoft 365 oder unserem Hosting ist als Add‑on vorgesehen. So kannst du auf eine moderne Umgebung wechseln, ohne deine bestehende Kommunikation zu verlieren.
Ja, mit Nextcloud Talk bekommst du Chat und Videokonferenzen in einer datenschutzfreundlichen Umgebung, integriert in Dateien, Kalender und Kontakte. Das ist ideal für interne Kommunikation und Projektarbeit – ohne Abhängigkeit von US‑Providern.
Ja, im Bereich geschäftliche E‑Mail & Kommunikation richten wir deine Postfächer z. B. bei Microsoft 365 oder unserem eigenen Hosting ein. Dazu gehören einheitliche Signaturen und Branding, Spam- und Virenschutz sowie sichere Übertragung per TLS/SSL.
Ja, Content-Erstellung (Texte, Bilder, Blogbeiträge) ist möglich. So kannst du dir je nach Bedarf Unterstützung für einen professionellen, verständlichen und suchmaschinenfreundlichen Auftritt holen.
Ja, du kannst Wartung und Backups über einen Servicevertrag mit flowhub.digital buchen. Dazu gehören z. B. Sicherheitsupdates für WordPress, Theme und Plugins, Überwachung der Backups sowie auf Wunsch auch kleinere Inhaltsanpassungen im vereinbarten Rahmen.
Wir erstellen eine moderne WordPress‑Website mit individuellem Design, mobiler Optimierung und grundlegender Barrierefreiheit über das Theme. Die Seite ist DSGVO-konform und technisch sicher aufgesetzt, SEO‑optimiert (inkl. SEO+KI), inklusive Geschwindigkeitsmonitoring und Backups der kompletten Website alle 3 Stunden mit 14 Tagen Datenhaltung. Außerdem bekommst du eine Grundausstattung an IMAP‑Postfächern inkl. Einrichtung.
Ja, im Bereich Dokumentenmanagement ist eine revisionssichere Archivierung inkl. laufender Überwachung vorgesehen, GoBD‑/DSGVO-konform. Ergänzend kannst du z. B. eine rechtssichere E‑Mail‑Archivierung nach GoBD/DSGVO buchen.
Über eine klare Ablagestruktur, einheitliche Dateinamen, definierte Zuständigkeiten und – im DMS – über Suchfunktionen und OCR‑Texterkennung. So findest du Dokumente nach Ordner, Zeitraum, Schlagworten oder Metadaten wieder.
Du wirst nicht von heute auf morgen komplett papierlos sein, aber viele Prozesse lassen sich medienbruchfrei digitalisieren: Eingangsrechnungen, interne Freigaben, Ablage in Cloud/DMS und digitale Workflows. Wir analysieren, welche Schritte sich sinnvoll digital abbilden lassen und setzen diese technisch um.
Wir richten digitale Eingangskanäle ein (Scan & Erfassung über Scanner/MFP, Scan‑to‑Mail, Scan‑to‑Cloud), definieren eine einheitliche Ablagestruktur (Ordner, Dateinamenskonventionen, Zugriffsrechte) und sorgen für standardisierte Formate wie PDF/A mit OCR. Danach verbinden wir das Ganze mit bestehenden Systemen wie Cloud-Speicher, Nextcloud usw.
Cloud-Speicher ist der zentrale, strukturierte Ablageort für Dateien mit Zugriffsrechten und Backups. Ein DMS (Dokumentenmanagement) geht weiter: Es bietet revisionssichere Archivierung, Suchfunktionen, Workflows, Versionierung und GoBD-/DSGVO-konforme Aufbewahrung deiner Unterlagen.
Du kannst zwischen mehreren Varianten wählen:
- Lokale Cloud (On‑Premise, z. B. Synology NAS) – Daten bleiben im Unternehmen.
- Cloud-Speicher beim Hoster – Daten liegen im deutschen Rechenzentrum, ohne eigene Hardware vor Ort.
- Public Cloud (z. B. Microsoft OneDrive/SharePoint oder Nextcloud SaaS) – stark integriert in bestehende Plattformen, skalierbar und mobil verfügbar.
Über unser Hardware-Leasing (devicehub) bekommst du u. a. Notebooks, Desktop‑PCs, Thin Clients, Server, NAS‑Systeme, Netzwerkgeräte (Switches, Router, Firewalls) und Drucker/MFP im Leasing. Laufzeiten sind typischerweise z. B. 24, 36 oder 48 Monate, mit Austausch und Aktualisierung am Laufzeitende.
Durch Monitoring sehen wir frühzeitig, wenn etwas aus dem Ruder läuft – z. B. Speicher knapp wird, Dienste ausfallen oder Backups Probleme haben. So können wir proaktiv reagieren, bevor es zum echten Ausfall kommt.
Die technischen Grundlagen übernehmen wir: zentrale Updates, Patches, Sicherheitskonfigurationen und Monitoring. Du trägst weiterhin Verantwortung für dein Unternehmen, aber du musst dich nicht mehr selbst um die Details am einzelnen PC kümmern.
Jeder digitale Arbeitsplatz ist zentral gemanagt: Updates, Patches und Sicherheit laufen gesteuert, Backups und Wiederherstellung sind integriert, Hardware und Software werden inventarisiert und einheitliche Sicherheits- und Compliance-Richtlinien sind gesetzt. Zusätzlich setzen wir auf einen erweiterten Viren- und Malwareschutz.
Wir denken IT gemeinsam und als Managed Service – mit Fokus auf Struktur, Verständlichkeit und Rechtssicherheit (DSGVO/GoBD mitgedacht). Statt Einzelprojekten setzen wir auf laufende Betreuung. Wir möchten nicht dein externer Systempartner sein, sondern deine „IT-Abteilung“.
Die Hubs (Module) sind klar standardisiert, damit sie stabil und effizient laufen. Innerhalb dieser Standards passen wir Dinge wie Strukturen, Workflows und Zugriffsrechte an deine Organisation an.
Beides: Wir kombinieren technische Umsetzung (z. B. Cloud-Speicher, digitale Arbeitsplätze, DMS, Webauftritt) mit praxisnaher Beratung, z. B. in Form eines Digitalisierungsfahrplans. Ziel ist nicht „mehr Tools“, sondern sinnvollere Prozesse.
Managed Service bedeutet: Wir kümmern uns laufend um Betrieb, Updates, Monitoring, Backups und Sicherheit deiner Systeme – nach klar definierten Standards. Du musst nicht mehr „Feuer löschen“, sondern bekommst eine stabile, planbare Umgebung.
Wir bündeln alles, was du im digitalen Alltag brauchst: IT-Betrieb, digitaler Arbeitsplatz, Cloud-Dateispeicher, papierlose Prozesse, Dokumentenmanagement, Webauftritt und Kommunikation. Statt vieler Einzellösungen bekommst du einen zentralen Ansprechpartner, der diese Bausteine aufeinander abstimmt.
flowhub.digital richtet sich vor allem an kleine und mittelständige Unternehmen, Selbstständige und andere kleinere Organisationen oder Vereine, die ihre IT, Daten und Webauftritt professionell, sicher und bezahlbar organisieren wollen – ohne sich selbst tief in Technik einarbeiten zu müssen.
GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Vereinfacht gesagt: Der Staat gibt damit Regeln vor, wie du digitale Belege, Buchhaltungsdaten und Dokumente aufbewahren musst, damit sie im Prüfungsfall anerkannt werden.
Mit unseren Lösungen rund um papierloses Büro, Dokumentenmanagement und E-Mail-Archivierung achten wir darauf, diese Anforderungen technisch zu unterstützen – eine individuelle Rechts- oder Steuerberatung ersetzen wir aber nicht.
